Kapitel 9: Personalplanung und -schulung – Der Faktor Mensch am Messestand

Die Auswahl der richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Zusammenstellung eines schlagkräftigen Teams sind fundamentale Schritte in der Messevorbereitung. Das Standpersonal repräsentiert das Unternehmen nach außen, führt die entscheidenden Gespräche und ist somit maßgeblich für die Zielerreichung verantwortlich.

Die strategische Personalplanung leitet sich direkt aus den Messezielen ab. Sollen primär Verkäufe generiert werden, braucht es verkaufsstarkes Personal. Steht die Imagepflege im Vordergrund, sind repräsentative Mitarbeiter gefragt. Technische Präsentationen erfordern Fachexperten, während für Networking-Ziele kommunikationsstarke Persönlichkeiten ideal sind. Die quantitative Planung ermittelt den Personalbedarf basierend auf Standgröße, erwarteten Besucherzahlen und den geplanten Öffnungszeiten, inklusive Schicht- und Pausenregelungen sowie Puffer für Spitzenzeiten. Die qualitative Planung definiert die notwendigen Kompetenzen (fachlich, methodisch, sozial, persönlich) und strebt eine ausgewogene Teamzusammensetzung an, die Erfahrung, neue Perspektiven sowie sprachliche und kulturelle Vielfalt berücksichtigt, besonders bei internationalen Messen. Die Planung muss frühzeitig erfolgen und mit den jeweiligen Abteilungen abgestimmt werden.

Klare Anforderungsprofile helfen bei der Auswahl. Benötigt werden oft fachliche Kompetenzen (Produkt-, Branchenwissen), methodische Kompetenzen (Gesprächsführung, Zeitmanagement), soziale Kompetenzen (Kommunikationsfähigkeit, Empathie, Teamfähigkeit) und persönliche Kompetenzen (positives Auftreten, Belastbarkeit, Eigeninitiative).

Die Zusammensetzung des Messeteams sollte ausgewogen sein und verschiedene Funktionen und Hierarchieebenen abdecken: von der Standleitung über Empfangspersonal, Fachberater und Vertriebsspezialisten bis hin zu Supportkräften. Ein Mix aus erfahrenen "Messehasen" und motivierten Neulingen, ergänzt durch unterschiedliche Persönlichkeiten und Hintergründe (Diversität), schafft ein dynamisches und leistungsfähiges Team, das verschiedene Besuchergruppen optimal betreuen kann.

Spezielle Rollen wie die Standleitung (Führung, Organisation, Krisenmanagement), das Empfangspersonal (erster Eindruck, Besucherqualifizierung), Produktspezialisten (Fachwissen, Demo-Fähigkeiten) oder Key Account Manager (Verhandlung, Beziehungspflege) erfordern besonders sorgfältig ausgewählte Personen mit spezifischen Stärken.

Bei internationalen Messen sind zusätzliche Aspekte wie Sprachkompetenzen (lokale Sprache, Englisch) und interkulturelle Kompetenzen entscheidend. Die Abwägung zwischen entsandtem Personal (Unternehmenswissen) und lokalen Kräften (Marktkenntnis, geringere Reisekosten) sowie die Klärung rechtlicher Rahmenbedingungen (Arbeitserlaubnis) sind Teil der Planung.

Die Personalgewinnung erfolgt oft intern, wobei Motivation und Eigeninteresse berücksichtigt werden sollten. Externe Unterstützung durch Messehostessen, temporäre Fachkräfte oder Dolmetscher kann sinnvoll sein. Anreizsysteme, gute Rahmenbedingungen und die Betonung von Entwicklungschancen fördern die Motivation. Eine realistische Planung, die auch die Work-Life-Balance berücksichtigt, ist wichtig. Schließlich müssen rechtliche und organisatorische Aspekte wie Arbeitszeiten, Vergütung, Reiseorganisation, Unterkunft, Verpflegung und Versicherungsschutz sorgfältig geplant und eingehalten werden, um optimale und regelkonforme Arbeitsbedingungen zu schaffen.

Ein sorgfältig ausgewähltes Messeteam kann sein Potenzial nur entfalten, wenn es exzellent vorbereitet ist. Eine professionelle Schulung und ein umfassendes, messespezifisches Briefing sind daher unerlässlich. Sie stellen sicher, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Ziele kennen, über das notwendige Wissen verfügen, die gewünschten Verhaltensweisen zeigen und als Einheit auftreten.

Ein systematisches Schulungskonzept deckt verschiedene Themenbereiche ab:

• Strategische Grundlagen: Verständnis der Unternehmensstrategie, der Messeziele, der Zielgruppen und der Wettbewerbssituation.
• Produkt- und Lösungswissen: Detaillierte Kenntnisse über das Portfolio, Neuheiten, technische Aspekte, Kundennutzen und Differenzierung.
• Verkaufs- und Gesprächstechniken: Von der Gesprächseröffnung über Bedarfsanalyse, Präsentation, Argumentation und Einwandbehandlung bis zum Abschluss und zur Nachbereitung.
• Kommunikation und Verhalten: Nonverbale Kommunikation, aktives Zuhören, Umgang mit schwierigen Situationen, interkulturelle Kompetenz und professionelles Auftreten.
• Organisatorische Aspekte: Kenntnis des Messestand-Layouts, der Abläufe, der Dokumentationssysteme und der Notfallpläne.

Die Schulungsinhalte müssen auf die spezifische Messe und die Vorkenntnisse des Personals zugeschnitten sein. Verschiedene Schulungsformate können kombiniert werden: Präsenzschulungen mit Workshops und Rollenspielen, digitale Lernformate (E-Learning, Webinare, Videos) oder Blended Learning-Ansätze. Auch On-the-Job-Training während der Messe durch erfahrene Kollegen ist wertvoll.

Zusätzlich zur allgemeinen Schulung ist ein messespezifisches Briefing kurz vor der Veranstaltung entscheidend. Es vermittelt Informationen zum konkreten Messeprofil, zum eigenen Standkonzept, zu den präsentierten Schwerpunkten, zu besonderen Aktionen, aber auch organisatorische Details wie Zeitpläne, Dresscode und Ansprechpartner. Ebenso werden die Kommunikationsstrategie (Kernbotschaften, Sprachregelungen) und die konkreten Ziele und KPIs für das Team besprochen.

Oft sind rollenspezifische Schulungen sinnvoll, um Mitarbeiter gezielt auf ihre Aufgaben vorzubereiten – sei es die Standleitung, das Empfangspersonal, Produktspezialisten oder Vertriebsmitarbeiter. Bei internationalen Messen ist eine gezielte Vorbereitung auf interkulturelle Aspekte (kulturelle Sensibilisierung, Länderwissen, Kommunikationsunterschiede) unerlässlich, um Missverständnisse zu vermeiden.

Hochwertige Schulungsmaterialien (Handbücher, Produktinfos, Gesprächsleitfäden, digitale Ressourcen) unterstützen den Lernprozess und dienen als Nachschlagewerk während der Messe.

Die Erfolgskontrolle der Schulungsmaßnahmen durch Wissenstests, Simulationen oder Feedback während der Messe sowie eine systematische Auswertung nach der Veranstaltung helfen, die Qualität der Vorbereitung kontinuierlich zu verbessern und einen effektiven Wissenstransfer sicherzustellen. Eine gute Schulung ist eine Investition, die sich direkt in der Qualität der Besucherinteraktionen und dem Erreichen der Messeziele niederschlägt.

Ein gut geschultes und motiviertes Team braucht klare Strukturen und eine durchdachte Organisation, um am Messestand effektiv agieren zu können. Die Einsatzplanung und die Organisation der Abläufe sind entscheidend für einen reibungslosen Messebetrieb und die optimale Betreuung der Besucher.

Die Personaleinsatzplanung muss den Bedarf über die gesamte Messelaufzeit abdecken und dabei flexibel auf Schwankungen reagieren können. Die zeitliche Planung umfasst die Schichteinteilung unter Berücksichtigung von Stoßzeiten, Pausenregelungen und Vor- und Nachbereitungszeiten. Die räumliche Verteilung weist Mitarbeiter bestimmten Standbereichen (Empfang, Präsentation, Besprechung) zu, idealerweise mit Rotation, um Monotonie zu vermeiden. Die funktionelle Zuordnung berücksichtigt individuelle Stärken und Kompetenzen und definiert klare Aufgaben. Geplante Kundentermine und Präsentationszeiten müssen in die Planung integriert werden.

Eine klare Standorganisation mit definierten Arbeitsabläufen optimiert die Effizienz. Eine transparente Organisationsstruktur mit klaren Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswegen (insbesondere die Rolle der Standleitung) ist wichtig. Standardprozesse für typische Abläufe wie Besucherempfang, Qualifizierung, Weiterleitung und Gesprächsdokumentation helfen, Konsistenz zu gewährleisten. Das Ressourcenmanagement für Informationsmaterialien, Give-aways, Catering und technische Ausstattung muss ebenfalls organisiert sein. Standards für die Besucherbetreuung und die Standordnung sichern die Qualität.

Die Kommunikation im Team ist das Schmiermittel für eine gute Organisation. Regelmäßige Briefings (morgens) und Debriefings (abends) sind unerlässlich für den Informationsaustausch über wichtige Besucher, erfolgreiche Strategien oder aufgetretene Probleme. Digitale Kommunikationstools können den schnellen Austausch während des Messetages unterstützen. Eine offene Kommunikationskultur, in der auch Herausforderungen angesprochen werden können, ist entscheidend.

Ein effektives Besuchermanagement stellt sicher, dass die richtigen Besucher zu den richtigen Ansprechpartnern gelangen. Dazu gehört die schnelle Besucherqualifizierung am Empfang, eventuell ein System zur Warteschlangenverwaltung in Stoßzeiten und eine besondere Betreuung von VIP-Gästen. Das Kapazitätsmanagement überwacht die Auslastung und ermöglicht eine flexible Umverteilung des Personals.

Die Leistungssteuerung erfolgt über klar kommunizierte Ziele und KPIs. Regelmäßiges Feedback und sichtbare Erfolge wirken motivierend. Anreizsysteme können zusätzliche Motivation schaffen. Gleichzeitig ist auf eine ausgewogene Work-Life-Balance mit ausreichenden Pausen und Erholungsmöglichkeiten zu achten, um die Leistungsfähigkeit über die gesamte, oft anstrengende Messedauer aufrechtzuerhalten.

Gesundheit und Sicherheit des Personals haben Priorität. Ergonomische Arbeitsplätze, gute Luft und Beleuchtung, Hygienemaßnahmen, Erste-Hilfe-Vorkehrungen und klare Notfallpläne sind wichtig. Auch das Management von Stress und Belastung gehört zur Fürsorgepflicht.

Schließlich ist Flexibilität und Anpassungsfähigkeit entscheidend. Messeverläufe sind selten exakt planbar. Die Fähigkeit, auf Unvorhergesehenes zu reagieren, Pläne anzupassen und aus Erfahrungen zu lernen, zeichnet ein gut organisiertes und geführtes Messeteam aus.

Die Führung des Messeteams ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg des Messeauftritts entscheidet. Eine gute Standleitung schafft es, das Team auch unter dem hohen Druck einer Messe zu motivieren, zu koordinieren und zu Höchstleistungen zu führen.

Der Führungsstil sollte situativ angepasst sein – mal direktiv bei klaren Anweisungen, mal partizipativ bei der Lösungsfindung. Wichtig ist eine Balance zwischen klarer Führung und der Förderung von Eigenverantwortung. Die Standleitung hat eine entscheidende Vorbildfunktion durch eigenes Engagement, professionelles Auftreten und souveränen Umgang mit Stress. Eine vertrauensbasierte Führung, die Verantwortung delegiert und Unterstützung bietet, schafft eine positive Arbeitsatmosphäre. Die Zielorientierung muss klar sein: Ziele und Erwartungen werden kommuniziert, das Team wird auf das Wesentliche fokussiert, und der Fortschritt wird regelmäßig rückgemeldet.

Die Motivation des Teams über oft lange und anstrengende Messetage aufrechtzuerhalten, erfordert gezielte Strategien. Sinnstiftung – das Verdeutlichen der Bedeutung der eigenen Rolle für den Gesamterfolg – ist ein starker Motivator. Regelmäßige, spezifische Anerkennung und Wertschätzung für gute Leistungen und besonderes Engagement sind essenziell. Die Förderung von Teamgeist und Zusammenhalt durch gemeinsame Aktivitäten und gegenseitige Unterstützung stärkt das Wir-Gefühl. Auch die Betonung persönlicher Entwicklungschancen durch neue Erfahrungen und Feedback kann motivierend wirken.

Eine offene und wertschätzende Kommunikation und Feedbackkultur ist das A und O. Regelmäßige Teambesprechungen, aber auch individuelle Gespräche sind wichtig. Konstruktives Feedback, das sowohl Stärken als auch Verbesserungspotenziale anspricht, hilft bei der Weiterentwicklung. Aktives Zuhören seitens der Führungskraft zeigt Wertschätzung und ermöglicht es, Bedenken und Vorschläge des Teams aufzunehmen. Transparenz über Entscheidungen und Entwicklungen fördert das Verständnis und die Akzeptanz.

Der professionelle Umgang mit Konflikten und Problemen gehört ebenfalls zu den Führungsaufgaben. Konflikte sollten frühzeitig erkannt und angesprochen werden. Moderierte Gespräche und die Suche nach Win-Win-Lösungen sind ideal. In schwierigen Situationen, auch mit Besuchern, muss die Standleitung Ruhe bewahren, deeskalierend wirken und das Team unterstützen. Probleme sollten als Lernchance begriffen und systematisch analysiert werden.

Ein aktives Belastungsmanagement ist aufgrund der hohen Anforderungen im Messeeinsatz notwendig. Das Erkennen von Überlastungssignalen, präventive Maßnahmen wie realistische Pausenplanung und Rotation sowie Unterstützung bei akutem Stress helfen, die Leistungsfähigkeit zu erhalten.

Bei internationalen Teams kommen zusätzliche Anforderungen hinzu. Kulturelle Sensibilität im Führungsstil, klare und einfache Kommunikation zur Überwindung von Sprachbarrieren sowie gezieltes Teambuilding über kulturelle Grenzen hinweg sind entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ziel der Führung sollte auch die kontinuierliche Leistungssteigerung sein. Eine positive Leistungskultur, individuelles Coaching, das Teilen von Best Practices und die Anerkennung von Spitzenleistungen fördern Exzellenz.

Schließlich muss eine gute Führungskraft auch in Krisensituationen (technische Ausfälle, Sicherheitsvorfälle etc.) handlungsfähig sein, schnelle Entscheidungen treffen, klar kommunizieren und Ruhe bewahren, um das Team sicher durch die Herausforderung zu führen.

Die Arbeit des Messeteams endet nicht mit dem Abbau des Messestandes. Eine systematische Nachbereitung und Evaluation des Personaleinsatzes ist ein unverzichtbarer Schritt, um aus den gemachten Erfahrungen zu lernen, Erfolge zu würdigen und zukünftige Messebeteiligungen gezielt zu optimieren.

Ein strukturiertes Debriefing direkt nach der Messe ist der erste wichtige Schritt. Im Team-Debriefing werden gemeinsam Erfolge und Herausforderungen reflektiert, Verbesserungsvorschläge gesammelt und die gemeinsame Leistung gewürdigt. Ergänzend dazu ermöglicht die individuelle Reflexion jedem Mitarbeiter, die eigene Leistung einzuschätzen und persönliche Learnings zu identifizieren. Strukturierte Feedbackrunden zu spezifischen Aspekten können zusätzliche Erkenntnisse liefern. Wichtig ist die Dokumentation dieser Erkenntnisse.

Die Leistungsbewertung sollte fair, transparent und konstruktiv erfolgen. Sie orientiert sich an den vorab definierten Leistungskriterien und KPIs, berücksichtigt aber auch qualitative Aspekte und den Kontext. Individuelle Feedbackgespräche bieten Raum für eine ausgewogene Rückmeldung zu Stärken und Entwicklungsfeldern und die gemeinsame Ableitung von Maßnahmen. Auch die Team-Leistung als Ganzes sollte bewertet werden. Die Ergebnisse sollten idealerweise in die regulären Personalentwicklungsprozesse integriert werden.

Ein zentrales Ziel der Nachbereitung ist der Wissenstransfer und die Dokumentation. Wertvolle Erfahrungen, erfolgreiche Gesprächsstrategien, Besucherfeedback oder Lösungen für aufgetretene Probleme müssen systematisch erfasst werden, um nicht verloren zu gehen. Die Identifikation und Dokumentation von Best Practices dient als Lernmaterial für zukünftige Schulungen. Der Aufbau eines Wissensmanagement-Systems (z. B. eine digitale Plattform) und regelmäßige Erfahrungsaustauschformate sichern das organisatorische Lernen.

Die Messeerfahrungen sollten gezielt für die Personalentwicklung und den Kompetenzaufbau genutzt werden. Aus dem Feedback können individuelle Entwicklungspläne abgeleitet werden. Trainingsbedarfe für messerelevante Kompetenzen (Produktwissen, Kommunikation, interkulturelle Fähigkeiten) werden identifiziert. Messeleistungen können in der Karriereentwicklung berücksichtigt und Potenzialträger für zukünftige, vielleicht auch anspruchsvollere Messeeinsätze identifiziert werden.

Die Evaluation sollte auch zur Optimierung von Prozessen und Strukturen genutzt werden. Waren die Arbeitsabläufe effizient? Gab es Engpässe? War die Teamstruktur optimal? Waren die Kommunikationswege effektiv? Die Analyse dieser organisatorischen Aspekte liefert Ansatzpunkte für Verbesserungen bei der nächsten Messeplanung.

Schließlich fließen die Erkenntnisse idealerweise in eine langfristige Personalstrategie für Messen ein. Dies kann den Aufbau eines festen Messeteam-Pools, ein systematisches Kompetenzmanagement, die Entwicklung spezifischer Karrierepfade oder Anreizsysteme für Messeeinsätze umfassen. Eine strategische, langfristige Perspektive auf die Personalentwicklung im Messebereich sichert Kontinuität, Professionalität und steigert nachhaltig die Effektivität von Messebeteiligungen.