Sachbearbeiter (m/w/d) - Vollzeit

Sachbearbeiter (m/w/d) bei MDS Messebau: Organisationstalent und Logistik-Koordinator im Herzen des Messegeschehens

Sachbearbeiter (m/w/d) bei MDS Messebau sind die organisatorischen und logistischen Dreh- und Angelpunkte im dynamischen Umfeld des Messebaus. Wenn du eine abwechslungsreiche Tätigkeit suchst, bei der kein Tag dem anderen gleicht und jeder erfolgreiche Messeauftritt auch ein Verdienst deiner präzisen Planung und Koordination ist, dannbist du hier genau richtig. Bei uns arbeitest du nicht nach Schema F, sondern gestaltest aktiv den Erfolg individueller und kreativer Messeprojekte mit – von der ersten Anfrage bis zur termingerechten Materialanlieferung auf der Messe.

Dein vielseitiges Tätigkeitsprofil als Sachbearbeiter im Messebau bei MDS Messebau

Als Sachbearbeiter (m/w/d) bei MDS Messebau bist du ein unverzichtbarer Teil unseres Projektteams und trägst maßgeblich zur erfolgreichen Realisierung anspruchsvoller Messeauftritte bei. Deine Arbeit ist stark projektbasiert – jede Messe ist anders, was einen routinierten Alltag ausschließt und ständig neue, spannende Herausforderungen bietet. Ein besonderer Fokus deiner Tätigkeit liegt auf der Kalkulation, Erstellung von Angeboten und Auftragsbestätigungen und der Koordination der Logistik, dem Herzstück eines jeden erfolgreichen Messebau-Projekts.

Zu deinen Kernaufgaben gehören

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung: Du hältst den Projektleitern den Rücken frei, bereitest Unterlagen vor, koordinierst Termine und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Logistikkoordination und -planung:
  • Arbeits- und Fuhrparkplanung: Du unterstützt bei der Einsatzplanung von Montageteams und dem Fuhrpark.
  • Reiseplanung: Du organisierst Reisen für unsere Montageteams (Hotelbuchungen, Reisevorbereitungen, Arbeitsausweise).
  • Materialdisposition: Du führst Materialgegenüberstellungen durch und stellst die Verfügbarkeit aller benötigten Materialien und Bauteile zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sicher.
  • Transportüberwachung: Du überwachst Transporte auf der Straße und gegebenenfalls der Schiene und stellst sicher, dass alles termingerecht ankommt.
• Schnittstellenmanagement: Du bist die zentrale Kommunikationsdrehscheibe zwischen Kunden, der Projektleitung, unserer Werkstatt, Lieferanten, Speditionen und externen Dienstleistern. Ein hoher Abstimmungsbedarf, insbesondere mit der Projektleitung und den Logistikpartnern, prägt deinen Alltag.
• Projektbetreuung: Du erstellst Angebote und Auftragsbestätigung nach Einarbeitung in unserem Warenwirtschaftssystem. Deutsch und gerne Englisch in WOrt und Schrift wäre von Vorteil.
• Kundenbetreuung und lösungsorientierte Kommunikation: Du bist oft der erste Ansprechpartner für Kunden, bearbeitest Anfragen und findest auch bei kurzfristigen Änderungen oder Herausforderungen stets eine pragmatische Lösung.
• Auftragsabwicklung und Dokumentation: Von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis hin zur Nachbereitung und Rechnungsstellung – Du begleitest den gesamten Prozess.
• Termin- und Fristenmanagement: Angesichts kurzer Deadlines und häufiger Änderungen behältst du stets den Überblick und stellst sicher, dass alle Zeitpläne eingehalten werden.
• Datenpflege und -verwaltung: Du pflegst sorgfältig Kunden-, Projekt- und Logistikdaten in unseren Systemen.
• Unterstützung bei operativen Prozessen: Dies kann die Einholung von Angeboten, die Vorbereitung von Bestellungen oder die detaillierte Koordination von Transporten umfassen. Dein Verständnis für Bauweisen, Abläufe und Lieferketten ist hierbei von großem Vorteil.

Die Arbeitsintensität richtet sich nach dem Messekalender, was bedeutet, dass es Phasen höchster Betriebsamkeit gibt, gefolgt von ruhigeren Perioden. Diese Dynamik erfordert Flexibilität, ermöglicht aber auch eine abwechslungsreiche Arbeitsgestaltung. Du arbeitest sehr selbstständig und deine sorgfältige und proaktive Arbeitsweise hat einen großen Einfluss auf den Erfolg und die Pünktlichkeit jedes einzelnen Projekts.

Deine Qualifikationen und Fähigkeiten als Sachbearbeiter bei MDS Messebau

Wir suchen nach Persönlichkeiten, die mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke, einer proaktiven Herangehensweise und einem guten Gespür für logistische Prozesse überzeugen. Idealerweise bringst du Folgendes mit:

• Erfahrung: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, Speditionskaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation. Einschlägige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise im Projektgeschäft, Handwerk, in der Logistik oder im Messebau, ist von Vorteil.
• Fachliche Kompetenzen:
  • Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
  • Erfahrung mit ERP- oder CRM-Systemen ist wünschenswert.
  • Ausgeprägtes Organisationstalent, Planungsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise.
  • Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge und idealerweise für technische Abläufe, Bauweisen, Lieferketten und logistische Prozesse im Messebau oder verwandten Branchen.
  • Erste Erfahrungen in der Disposition oder Fuhrparkplanung sind ein Plus.
• Persönliche Eigenschaften:
  • Hohe Kunden- und Serviceorientierung.
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit (gerne in deutsch und englisch) und ein freundliches, professionelles Auftreten.
  • Teamgeist und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und pragmatische Lösungen zu finden.
  • Flexibilität und Belastbarkeit, um auf kurzfristige Änderungen und enge Deadlines reagieren zu können.
  • Selbstständige, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
  • Ein "Kümmerer-Gen" – Du packst an, wo es nötig ist, und sorgst dafür, dass die Dinge laufen.

Arbeitsumfeld bei MDS Messebau

Bei MDS Messebau erwartet dich ein Umfeld, das von Teamarbeit, kurzen Entscheidungswegen und einer offenen Kommunikationskultur geprägt ist. Du arbeitest in unserem Büro und profitierst von einer modernen Ausstattung. Deine Rolle als Sachbearbeiter (m/w/d) ist zentral für den Projekterfolg, insbesondere durch Ihre Koordination Angebotserstellung, Auftragsabwicklung und Logistik, und deine Mitwirkung wird hochgeschätzt. Wir verstehen, dass die dynamische Natur des Messebaus Flexibilität erfordert – daher bieten wir Gleitzeitregelungen im Büro an, um eine gute Work-Life-Balance zu unterstützen. Deine große Mitwirkung bei Erfolg und Pünktlichkeit des Projekts wird bei uns gesehen und wertgeschätzt.

Entwicklungsmöglichkeiten und Perspektiven

Die Arbeit im Messebau ist per se ein kontinuierlicher Lernprozess, da jedes Projekt neue Facetten und Herausforderungen mit sich bringt, insbesondere im Bereich Logistik. Bei MDS Messebau fördern wir deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung. Du hast die Möglichkeit, dein Wissen in der Projektabwicklung und Logistikkoordination zu vertiefen, Verantwortung zu übernehmen und dir ein breites Verständnis für die komplexen Abläufe im Messebau anzueignen. Engagement und Initiative werden bei uns gefördert und können Wege zu weiterführenden Aufgaben oder Spezialisierungen, z.B. im Bereich Logistikmanagement, eröffnen.

Arbeitgeberprofil MDS Messebau

MDS Messebau und Service GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes Unternehmen, das sich auf die Konzeption und Realisierung von individuellen Messeständen, anspruchsvollen Innenarchitektur-Lösungen und kreativer Werbetechnik spezialisiert hat. Seit vielen Jahren stehen wir für Qualität, Zuverlässigkeit, Gestaltungskraft und eine ausgeprägte Kundenorientierung. Unsere Stärke liegt in der Fähigkeit, kreative Ideen in beeindruckende Realität umzusetzen – termingerecht und an jedem Ort. Fachkräfte arbeiten gerne bei MDS Messebau wegen der familiären Atmosphäre, der abwechslungsreichen Projekte und der Möglichkeit, sichtbar zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Wir bieten eine übertarifliche Bezahlung, ergänzt durch Weihnachts- und Urlaubsgeld, sowie 28 Tage Urlaub pro Jahr.

Dein Weg zu MDS Messebau als Sachbearbeiter (m/w/d)

Du bist ein Organisationstalent mit einem Faible für Logistik und den dynamischen Messebau und suchst eine verantwortungsvolle Aufgabe als Sachbearbeiter (m/w/d)? Wenn Du Freude an der Koordination komplexer Projekte hast und die Schnittstelle zwischen Kunden, Projektleitung, Werkstatt und der gesamten Logistikkette aktiv mitgestalten willst, dann ist MDS Messebau der richtige Ort für dich. Gestalte mit uns eindrucksvolle Markenauftritte und werde Teil eines engagierten Teams. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!